Aan de slag met de werkkostenregeling

Vijf communicatietips

De definitieve invoering van de werkkostenregeling (WKR) in 2015 is een operatie die alle werkgevers in Nederland raakt. Deze wijziging van de fiscale regels kan ook vergaande gevolgen hebben voor werknemers. ‘Operatie WKR’ bezorgt HR-professionals daarom grote communicatieve uitdagingen. Vijf tips om die met succes aan te gaan.

Iedereen moet over op de WKR

Sinds 2011 bestaan de werkkostenregeling en de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen naast elkaar. Tot nu toe konden werkgevers elk jaar kiezen op welke manier ze hun vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandelden. Deze keuzevrijheid is voorbij: met ingang van 2015 moeten alle werkgevers over op de WKR. Wel worden de regels iets aangepast, omdat werkgevers in de praktijk tegen een aantal problemen aanliepen.

Update Prinsjesdag 2014: beperkt noodzakelijkheidscriterium
Bij een regeling als de WKR kan een (ogenschijnlijk) detail grote fiscale gevolgen hebben. Het is daarom een must om de ontwikkelingen op de voet te volgen. Staatssecretaris Wiebes van Financiën wijzigde de regeling eerder dit jaar al op diverse punten. Maar daar blijft het niet bij. Op Prinsjesdag bevestigde het kabinet een belangrijke keuze ten aanzien van het noodzakelijkheidscriterium. Dit vormt een cruciaal onderdeel van de WKR: het bepaalt of een vergoeding of verstrekking van de werkgever noodzakelijk is voor het werk (en daarom niet ten koste gaat van de vrije ruimte).

– De fiscus voert het criterium aanvankelijk (uiterst) beperkt in. Tot en met 2018 geldt het uitsluitend voor gereedschappen en ICT-apparatuur. Fietsenvallen er bijvoorbeeld niet onder.
– Na deze eerste drie jaren volgt een evaluatie: hoe werkt het criterium in de praktijk uit en –ongetwijfeld minstens zo belangrijk – wat zijn voor de overheid de fiscale kosten?

Uitdagend!

Wordt de vrije ruimte 1,5%, 1,4% of 1,2%? Valt de personeelskorting er wel of niet onder? Tot nu toe ging (om begrijpelijke redenen) veel aandacht uit naar de financiële kant van de WKR. Zo sneeuwde wel de forse uitdaging onder waar werkgevers voor staan in hun arbeidsvoorwaardencommunicatie. De nieuwe regels helder uitleggen vraagt al om grote communicatieve gaven. Maar zoals eerder al gesignaleerd: waar de WKR de arbeidsvoorwaarden in concrete gevallen duurder of onbetaalbaar maakt, wordt het pas echt uitdagend! Hieronder vijf tips om deze uitdaging aan te gaan.

1: Betrek collega’s bij het proces

Een belangrijke voorwaarde voor succesvolle invoering van de WKR is een geslaagde mobilisering van alle betrokkenen binnen en buiten je organisatie. Naast de HR-afdeling gaat het dan vaak om de salaris- en/of financiële administratie en eventueel nog enkele externe adviseurs. Zij moeten allemaal weten hoe de WKR werkt, en er moet overeenstemming komen over een effectieve rolverdeling. Kortom, werk aan de winkel – maar zulke samenwerking kan ook een (nieuwe) dynamiek opleveren waar je organisatie ook buiten het WKR-gebeuren om voordeel van kan hebben. Belangrijke vereisten zijn heldere voorlichting en communicatie. Brieven, beleidsdocumenten, folders of workshops zijn de aangewezen middelen.

Essentieel: maximale scherpte bij inventarisatie arbeidsvoorwaarden
Goede samenwerking en kennisdeling zijn van belang voor een cruciaal onderdeel van het invoeringsproces: een sluitende inventarisatie van alle vergoedingen en verstrekkingen die werknemers ontvangen. Simpelweg de arbeidsvoorwaarden uit arbeidscontracten, personeelsreglement en cao’s bij elkaar vegen volstaat niet. Een kerstpakket of een incidentele lunchvergoeding staat daar bijvoorbeeld vaak niet in. Dus:

– Werk samen met alle collega’s en afdelingen die mogelijk arbeidsvoorwaarden kunnen signaleren die jij over het hoofd ziet.
– Zorg voor goede voorlichting en instructie: iedereen die meehelpt bij de inventarisatie moet precies weten waar hij naar moet zoeken.

2: Laat adviseurs werken (communiceren) voor hun geld

Veel HR-afdelingen laten zich bij de vormgeving en uitvoering van hun beloningsbeleid bijstaan door belastingadviseurs, accountants en administratiekantoren. Terecht, want de regelgeving is complex en vergissingen pakken vaak duur uit. Bij de overgang naar de WKR is er echter alle reden om een adviseur niet uitsluitend op zijn kennisinhoudelijke kwaliteiten te beoordelen. Ook zijn dienstenaanbod en vaardigheden op communicatief vlak zijn van groot belang:

  • Is hij in staat om jou en andere betrokkenen te adviseren over en te begeleiden bij het invoeringsproces?
  • Stelt hij een deel van zijn expertise gratis beschikbaar (denk bijvoorbeeld aan een white paper), zodat jij en je collega’s de basisprincipes alvast in de vingers kunnen krijgen?
  • Kun je bij de verdere advisering voor elk wissewasje een factuur verwachten, of presenteert hij een totaalplan voor een soepele overgang – inclusief voorlichting aan het personeel?

Lees jij dit artikel als adviseur?
Beschouw de voorgaande drie punten dan gerust als gratis tips om je te onderscheiden. Met als belangrijke uitdaging: jouw kennis omzetten in begrijpelijke en toegankelijke informatie.

3: Maak keuzes die het werkgeversimago versterken

Het overzicht van vergoedingen en verstrekkingen maakt duidelijk welke financiële consequenties de WKR heeft voor de werkgever. Sleutelvragen: passen de huidige vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte en zijn we nog content met dat pakket? Nu de vrije ruimte waarschijnlijk naar 1,2% van de loonsom gaat, zijn ingrepen zeker niet uitgesloten. Maar ook los daarvan vormt de overgang naar de WKR een goede gelegenheid om arbeidsvoorwaarden kritisch tegen het licht te houden. Dragen ze voldoende bij aan de ondernemingsdoelstellingen? Versterken ze het gewenste werkgeversimago? Meer nog dan alle woorden die de werkgever hieraan wijdt, kunnen concrete keuzes op het vlak van belonen en vergoeden binnen een organisatie de toon zetten.

Maak duidelijk wat het bedrijfsbelang is
Het spreekt voor zich dat wijziging van arbeidsvoorwaarden niet zonder overleg kan. In de meeste organisaties is dit een ingrijpend traject, waarbij instemming nodig is van de ondernemingsraad en soms ook van individuele werknemers. Een OR moet in zijn besluitvorming volgens de WOR altijd het goed functioneren van de onderneming meewegen. En goed werknemerschap verlangt ook van individuele medewerkers dat zij oog hebben voor bedrijfsbelangen. Heldere voorlichting en communicatie over de afwegingen van de werkgever vergroten daarom aanmerkelijk de kans op succesvolle doorvoering van wijzigingen.

4: Ga met werknemers in gesprek

Goede communicatie bestaat niet alleen uit uitleg over bedrijfsbelangen en werkgeverskeuzes. Het is zaak ook te luisteren en de dialoog aan te gaan. Om werknemers maximaal te kunnen aantrekken en binden, moeten de arbeidsvoorwaarden aansluiten bij hun wensen en behoeften. Vraag het personeel dus om mee te denken. Betrek een delegatie van werknemers bij het maken van de beste keuzes. Of voer een enquête uit waarin je het personeel enkele concrete keuzeopties voorlegt en de meerderheid beslist. De beste keuzes maak je in dit geval zeker niet in je eentje!

5: Haal uit je personeelsreglement wat erin zit

Een ingrijpende wijziging als de invoering van de WKR heeft in vrijwel elke organisatie gevolgen voor het arbeidsvoorwaardenpakket. Als HR-professional moet je daarom aan de slag met het personeelsreglement of arbeidsvoorwaardenkeuzesysteem (cafetariaregeling). Ben je daar toch mee bezig, houd het dan niet bij puur inhoudelijke aanpassingen. Denk ook eens na over de uitstraling en communicatiekracht van het geheel. Een aantrekkelijk en begrijpelijk personeelsreglement bindt werknemers, maar veel werkgevers laten deze communicatiekans onbenut. Zonde! De invoering van de WKR biedt een mooie gelegenheid om hier verandering in te brengen.