Klantcases: Cloud computing invoeren

Kiest u voor cloud computing of investeert u in nieuwe servers?

Software en (data)-gegevens zijn bij cloud computing altijd beschikbaar vanaf elke computer, men kan zelf bepalen wie waar toegang tot heeft. Er is geen beperking in de hoeveelheid beschikbare capaciteit/ruimte, deze is naar uw eigen bedrijfssituatie in te richten. Zo maakt u ICT-kosten beheersbaar.

Wat is cloud computing?

Voor cloud computing is er geen harde schijf nodig, er is een kortere route naar de server. Bij cloud computing staan software en (data)-gegevens online en worden online opgeslagen en beveiligd. Men werkt dus niet meer vanaf de server, maar vanaf het internet.

Software en (data)-gegevens zijn bij cloud computing altijd beschikbaar vanaf elke computer, men kan zelf bepalen wie waar toegang tot heeft. Er is geen beperking in de hoeveelheid beschikbare capaciteit/ruimte, deze is naar uw eigen bedrijfssituatie in te richten. Zo maakt u ICT-kosten beheersbaar.

Klantcase 1: Cloud computing invoeren voor een overheidsinstelling

Voor een overheidsinstelling in hartje Amsterdam hebben wij een technische case uitgewerkt. Deze overheidsinstelling werkte met servers die vanaf 2014 niet meer door Microsoft ondersteund zouden worden. Dit betekende dat er vanaf 2014 geen beveiligingsupdates meer beschikbaar waren. Gevoelige informatie kan hierdoor op straat komen te liggen. Schakelen was noodzakelijk. De case die aan Hands On is voorgelegd door deze overheidsinstelling: Gaan we investeren in nieuwe servers of kiezen we voor cloud computing? Graag nemen wij u mee in onze volgende klantcases.

De cloud in of nieuwe hardware aanschaffen? ICT-Manager overheidsinstelling: “We hadden de servers op onze eigen locatie staan. Deze waren verouderd waardoor op termijn het ontbreken van beveilingsupdates een probleem kon opleveren. We wilden voorkomen dat gevoelige informatie op straat zou komen te liggen, of kwaadwillende mensen van buitenaf via een lek binnen zouden kunnen komen. Daarnaast stond er een fysieke verhuizing op de planning waarbij de servers mee verhuisd moesten worden. Tevens zorgde het aankomende vertrek van de systeembeheerder er voor dat actie gewenst was. We stonden voor de keuze: zelf nieuwe servers aanschaffen of het geheel outsourcen.”

Waarom kiezen voor cloud computing

Samen met de ICT-manager en de systeembeheerder heeft deze overheidsinstelling gekozen over te stappen op cloud computing en niet te investeren in nieuwe servers.

Waarom cloud computing?

  • Het vernieuwen van de huidige server – inclusief een upgrade naar Microsoft Office 2010 – is een eenmalige grote investering. Bij cloud computing wordt maandelijks een bedrag per medewerker betaald, waardoor de kosten inzichtelijker zijn en beter verdeeld.
  • De technische kennis blijft binnen de organisatie die de cloud faciliteert. Er ontstaan geen uitdagingen meer als een ICT- medewerker(s) langdurig ziek zijn of de organisatie verlaten.
  • Licenties worden uitbesteed waardoor kosten bespaard worden en niemand binnen de organisatie de verloopdatum van licenties in de gaten hoeft te houden.
  • De hoeveelheid serverruimte is flexibel. Wij hoeven vooraf geen rekening te houden met de behoefte over bijvoorbeeld vier jaar. Het opschalen van ruimte is eenvoudig te regelen.

Cloud computing in één dag

Nadat het project in kaart was gebracht is de daadwerkelijke overstap gemaakt. De cloud computing duurde één dag: van vrijdagmiddag tot zaterdagmiddag. Een dergelijke korte periode is alleen mogelijk wanneer de overstap grondig is voorbereid, de medewerkers zijn opgeleid tot de betreffende cloud en weten waar alle documenten e.d. te vinden zijn.

Klantcase 2: Cloud computing invoeren voor een zorginstelling

Teamleider zorginstelling: “Ons servicecontract op de hardware was verlopen. We hadden de keuze om opnieuw te investeren in nieuwe hardware of de ‘outsourcingstrend’ te volgen. Bovendien was ik als enige medewerker binnen onze instelling verantwoordelijk voor de ICT. Daarnaast werd gestart met nieuwbouw op ons terrein waardoor er voor lange tijd veel geheid zou worden. Deze trillingen hebben een negatieve invloed op onze technische apparatuur. Omdat onze instelling meerdere locaties kent, wilden wij de mogelijkheid hebben om zorgeloos computers van de ene naar de andere locaties over te zetten.

Cloud computing en gedeelde verantwoordelijkheid

Met cloud computing konden wij het stuk ICT verantwoordelijkheid dat alleen op mijn schouders rustte, overdragen aan een gespecialiseerde ICT-partner. Alles is nu geregeld: het uitvoeren van updates, het onderhoud van onze hardware tot het complete beheer van onze ICT-omgeving. Hierdoor is niet alleen de kwaliteit en betrouwbaarheid van ons netwerk verbeterd. Alle IT-zorgen zijn van mijn bord.

Hierdoor kan ik me bezig houden met het werk dat ík echt leuk vind; het verlenen van een totaalpakket aan zorg voor ouderen. Voor ons woonzorgcentrum is flexibel kunnen werken op onze verschillende locaties, een must. Dit geldt voor ons eigen personeel, maar ook voor onze bewoners. Door in de cloud te werken, kunnen zij op iedere locatie zorgeloos aan de slag. Gegevens over contactpersonen kunnen altijd worden bijgewerkt en zijn dus altijd actueel en beschikbaar voor anderen. Informatie hoeft niet langer op kantoor te worden ingevoerd.”

Conclusie: Cloud computing is niet meer weg te denken

Wat ons betreft is cloud computing niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Veel mensen maken er onbewust al veel gebruik van, denk aan: social media, mailverkeer, Spotify et cetera. In het bedrijfsleven zien we deze trend eveneens. Veel bedrijven werken al vanaf de cloud en start-ups beginnen vaak direct te werken vanaf de cloud. Zo zijn ICT-kosten beter beheersbaar en kan men altijd bij software en documenten. Cloud computing sluit goed aan bij Het Nieuwe Werken.