cloudtelefonie: 15 aandachtspunten

Kijken, kiezen, maar wat te kopen?

Bij de keuze voor een cloudtelefonie dienst en een leverancier dienen een aantal belangrijke afwegingen gemaakt te worden.

Cloudtelefonie: 15 aandachtspunten

De tijd dat iedere telefooncentrale zo ongeveer hetzelfde kon, altijd door de PTT werd geleverd en op de bedrijfslocatie geïnstalleerd werd, ligt ver achter ons. Vandaag de dag kan een complete telefooncentrale bij diverse leveranciers als dienst worden afgenomen uit de cloud. Bij de keuze voor een cloudtelefonie dienst en een leverancier dienen een aantal belangrijke afwegingen gemaakt te worden.

Verschijningsvormen

Cloudtelefonie kent drie verschijningsvormen: 1. Public cloudtelefonie, veelal gebaseerd op BroadSoft of opensource software; 2. Private cloudtelefonie, gebaseerd op een traditionele telefonieoplossing in één of meerdere datacenters;   3. Hybride cloudtelefonie, een mengvorm van public en private.

Functionaliteit

Functionaliteit dient altijd voorop te staan bij het kiezen van een cloudtelefonie dienst. Private cloudtelefonie biedt meer maatwerkfunctionaliteit dan public cloudtelefonie. Vraag vooraf altijd om een overzicht van de beschikbare telefonie functionaliteiten, want deze kunnen behoorlijk verschillen per provider.

Robuustheid en beschikbaarheid

Public cloudtelefonie kan zeer robuust ingericht worden met een ‘carrier class’-beschikbaarheid van 99,999 procent. Bij private cloudtelefonie is 99,99 procent meestal het hoogst haalbare. Beschikbaarheid wordt mede bepaald door de verbinding en het lokale netwerk. Via slimme (door)schakelingen naar thuis of mobiel kan de beschikbaarheid tijdens een uitval worden verbeterd.

Beheersbaarheid en elasticiteit

Bij public cloudtelefonie zijn beheersbaarheid (via selfservice webtools) en elasticiteit (onbeperkt op- en afschalen) goed geregeld, alhoewel sommige open-source providers hierin nog wel achterblijven. Bij private cloudtelefonie is dit meestal niet of onvoldoende ingevuld.

Toestellen

De meeste public cloudtelefonie diensten werken met SIP telefoon toestellen van diverse merken. Bij private cloudtelefonie zijn alleen merkgebonden toestellen mogelijk. Analoge apparatuur wordt in beide gevallen aangesloten via zogeheten analoge terminaladapters.

Verbindingen

Om een goede gesprekskwaliteit en een stabiele cloudtelefonie dienst te garanderen dienen alleen specifieke xDSL met hoge upload capaciteit, extended ethernet, of glasvezel verbindingen gebruikt te worden. Bij private cloudtelefonie wordt veelal het eigen datanetwerk gebruikt. Publieke internetverbindingen zijn alleen geschikt voor cloudtelefonie op thuiswerkplekken, in winkels of in hele kleine kantoren.

Lokaal netwerk

Voor cloudtelefonie dient in een pand minimaal Cat. 5E-bekabeling aanwezig te zijn, met PowerOverEthernet switches voorzien van noodstroomvoorzieningen om uitval van de telefoniedienst bij stroomonderbrekingen of andere calamiteiten te voorkomen. Bij nieuwbouw kan bespaard worden op de bekabeling door het telefoontoestel en de pc of laptop op één data-outlet aan te sluiten.

Gesprekskosten

Bij cloudtelefonie zijn interne gesprekken tussen de aangesloten vestigingen gratis. Meestal zijn de tarieven bij cloudtelefonie goedkoper dan de standaard tarieven bij KPN. De gesprekskosten variëren echter sterk per provider en moeten altijd meegenomen worden in de business case. Bij private cloudtelefonie kan de vaste telefonie provider vrij gekozen worden, terwijl bij public cloudtelefonie de gesprekskosten onderdeel uitmaken van de dienst. Dit leidt meestal tot hogere gesprekskosten bij public cloudtelefonie.

Vast-mobiel integratie

Bij vast-mobiel integratie zijn de functionele verschillen tussen providers groot. Bij de een is het mogelijk om oude GSM’s volledig te integreren; bij de ander is alleen gelijktijdig rinkelen van de vaste en mobiele telefoon mogelijk. Sommige providers bieden een app om smartphones en tablets volledig functioneel te integreren; andere providers bieden de mogelijkheid om mobiele abonnementen volledig te integreren in hun cloudtelefonie dienst. Al het onderlinge verkeer van vast naar mobiel en vice versa wordt dan gratis.

Service Level Agreement (sla)

In de dagelijkse praktijk is de SLA het enige houvast om de kwaliteit van de dienstverlening van de cloudtelefonie provider te borgen. In een SLA dienen alle operationele aspecten gedetailleerd vastgelegd te zijn, zodat bij de dagelijkse afname van de dienst geen verrassingen kunnen optreden. De SLA dient dan ook altijd centraal te staan in de finale onderhandelingen met de cloudprovider.

Ketenkwaliteit

Bij cloudtelefonie is de ketting zo sterk als de zwakste schakel. Heldere afspraken over ketenkwaliteit en de daarmee samenhangende aansprakelijkheid bij uitval van de telefoniedienst zijn van eminent belang. Kies daarom zoveel mogelijk voor een provider die de cloudtelefonie dienst volledig in eigen beheer heeft of voor een provider die zeer goede afspraken heeft gemaakt met de achterliggende partijen.

Kwaliteit en continuïteit

Let goed op de kwaliteit en continuïteit van de provider bij cloudtelefonie. Er zijn namelijk veel jonge spelers op deze markt aanwezig, die kwalitatief nog moeten verbeteren en financieel nog weinig vlees op de botten hebben. Bedenk hierbij dat de afhankelijkheid van een leverancier bij cloudtelefonie veel groter is dan bij een eigen telefooncentrale.

Internationale dienstverlening

Multinationals willen ook in het buitenland gebruik kunnen maken van hun cloudtelefonie dienst. Naast een uniform concept zijn hierbij zaken als internationaal nummers porteren, internationaal voordeliger bellen en een snelle uitrol over meerdere landen van belang. De verschillen tussen providers zijn op dit gebied erg groot, dus vraag providers goed uit over hun “footprint” en de mogelijkheden die zij kunnen bieden voor een volwaardige internationale cloudtelefonie dienst.

Microsoft lync

Via Office365 kan Lync direct bij Microsoft als public cloudtelefonie dienst worden afgenomen; echter nog zonder de mogelijkheid om extern te bellen. Wanneer extern bellen met Lync wel mogelijk moet zijn dient een private cloudtelefonie dienst afgenomen te worden. Wanneer een robuuste oplossing vereist is wordt Lync meestal ingezet in combinatie met een redundante VoIP oplossing.

Tot slot

Cloudtelefonie is meer een strategische dan een technologische of functionele keuze. Er kan echter veel misgaan bij de overgang naar cloudtelefonie. Maak daarom altijd een business case en stel vooraf een gedetailleerde lijst met de gewenste telefonie functionaliteiten op.