Deel 3: Verandering en onveranderbaarheid

Door handelen wordt het gecreëerde werkelijkheidbeeld versterkt

Voor een geplande verandering moet je uitgaan van maakbaarheid. Maar maakbaarheid kent grenzen. Die grenzen ervaren we als een verandering niet goed verloopt. Lees het derde hoofdstuk van het artikel ‘Robuustheid en taaiheid’ van Drs. L. van Oss en J.M. van ’t Hek MCM CMC over de grenzen tussen maakbaarheid en onveranderbaarheid van organisaties.

In een sociaalconstructivistische visie creëren mensen in interactie met elkaar hun eigen werkelijkheid. Karl Weick (1979) noemt deze processen ‘organiseren’. Organiseren is volgens hem de kernactiviteit waarmee organisaties gebouwd en in stand gehouden worden.

Betekenisgevingsprocessen

Organiseren bestaat uit betekenisgevingsprocessen waarmee mensen informatie uit hun omgeving interpreteren en omzetten tot een gecreëerde werkelijkheid. Die werkelijkheid is vervolgens richtinggevend voor handelen. En door handelen wordt het gecreëerde werkelijkheidbeeld weer versterkt.

Mensen zochten weinig toenadering tot elkaar op hun normen, waarden en klantoriëntatie. Daar bleven ze vasthouden aan wat er was en kwam het maar moeilijk tot een nieuw geïntegreerd beeld.

Betekenisgevingsprocessen bestaan uit een drietal fasen (Weick, 1979):

  1. enactment
  2. selectie
  3. retentie

Het proces start op het moment dat mensen in hun omgeving iets signaleren dat voor hen onbekend is.

Volgens Weick (1995) gaat het om drie soorten verstoringen:

  1. onverwachte gebeurtenissen
  2. een gebeurtenis die verwacht wordt maar niet plaatsvindt
  3. of een proces dat onderbroken wordt

In alle gevallen wordt de aandacht getrokken naar iets wat onbekend is en waaraan betekenis gegeven moet worden. Als dit plaatsvindt, bevindt betekenisgeving zich in de enactmentfase, de fase waarin actief informatie gesignaleerd en geselecteerd wordt. Weick noemt dit bracketing (naar Schutz, 1967).

xpw-veranderkunde-cta-3 (1)

Informatie die als zodanig ‘tussen haakjes’ geplaatst wordt, wordt in de selectiefase geplaatst naast schema’s/constructen die al in hoofden van mensen aanwezig zijn, net zolang tot er een verklaring voor gevonden is. De gevonden verklaring wordt in de retentiefase opgeslagen. Deze retentiefase is vervolgens richtinggevend voor wat in de enactmentfase gesignaleerd wordt en wat in de selectiefase als vergelijkingsmateriaal dient. Niet iedere verstoring wordt opgemerkt.

Betekenisgeving is een sociaal proces

Alleen als datgene wat in de retentiefase als construct is opgeslagen ook daadwerkelijk ruimte biedt voor het signaleren van een verstoring, zal dit worden opgemerkt. In zijn specifieke karakter heeft betekenisgeving het vermogen tot verandering in zich en het vermogen tot behoud. Door de actieve enactment en selectie zijn mensen in staat om door middel van betekenisgeving hun werkelijkheden aan te passen en hun handelen op basis daarvan te veranderen. Maar datgene wat in de retentiefase is opgeslagen, zorgt ervoor dat niet alles gesignaleerd wordt, of dat nieuwe informatie geïnterpreteerd wordt naar datgene wat is opgeslagen. Daarmee krijgt betekenisgeving een gesloten karakter dat het eigen werkelijkheidsbeeld versterkt en verstevigt in plaats van dat het het verandert.

Dit wordt versterkt door het feit dat betekenisgeving een sociaal proces is. Betekenissen ontstaan in interactie tussen mensen en bestaan daardoor niet alleen in hoofden, maar ook in handelen. Het resultaat van organiseren en betekenisgevingsprocessen is niet alleen een cognitief beeld van de werkelijkheid, maar ook het handelingsrepertoire dat passend is in die werkelijkheid.

Herhaling van gedrag leidt tot routines die bijdragen aan een grotere mate van stabiliteit: patronen raken ingesleten. En omdat ze ingesleten zijn, bieden patronen en routines rust en duidelijkheid voor mensen.

In figuur 1 is schematisch weergegeven hoe het betekenisgevingproces bijdraagt aan zowel stabiliteit als verandering.

Figuur 1 - Robuustheid en taaiheid

Figuur 1. Vermogen tot stabiliteit en verandering van betekenisgevingsproces

Het vermogen om verandering op gang te brengen

In veranderingstrajecten maken we, als we ons richten op betekenisgevingprocessen, gebruik van het vermogen om verandering op gang te brengen. Tegelijkertijd gaan we dikwijls voorbij aan het vermogen om stabiliteit en behoud te creëren, het vermogen dat de grenzen aan de maakbaarheid organiseert.

Zowel in het fusieproces van beide organisaties als in het cultuurtraject zag je verandering en stabiliteit hand in hand gaan. Het fusieproces kenmerkte zich door weinig weerstand. Een groot deel van de mensen van beide organisaties stond positief tegenover de verandering. De fusie verliep dan ook soepel.

Tegelijkertijd bleven een aantal zaken stabiel: beide organisaties bleven werken met hun eigen procedures, ondanks pogingen van de nieuwe centrale staven om nieuwe procedures te maken, beide bloedgroepen bleven hun eigen normen en waarden en hun eigen wijze van klantbenadering houden. Dat kon ook, omdat op de locaties nauwelijks personele wijzigingen waren: daar waar de ‘oude’ organisatie zijn vestiging had, bleven medewerkers van die organisatie werken.

In het cultuurtraject was iets soortgelijks te zien: mensen zochten weinig toenadering tot elkaar op hun normen, waarden en klantoriëntatie. Daar bleven ze vasthouden aan wat er was en kwam het maar moeilijk tot een nieuw geïntegreerd beeld. Er waren echter ook verandermomenten. Zo ondernamen mensen van een nieuwe stafafdeling onmiddellijk actie toen ze in een workshop hoorden dat een andere afdeling ontevreden over hen was. Ze gingen meteen praten om het probleem uit de wereld te helpen.

 

Dit is het derde deel van het artikel ‘Robuustheid en taaiheid’ Hier kunt u de het volgende deel lezen

Download de eerste helft van het totale artikel boven of onder aan de pagina

verandermanagement-seminar