Herstructureren van afdeling Personeelsmanagement

Procesgericht werken, samenhang en transparantie

Vier jaar geleden startte gemeentesecretaris Klaas Dekker een reorganisatie van de diensten van de gemeente Apeldoorn. Terwijl de meeste begin 2009 op de rit stonden, bleef Personeel en Organisatie – onderdeel van de dienst Middelen – een zorgenkindje. “Het was hard nodig om daar een verbeterslag te maken, de afdeling had een slechte pers. P&O was een fikse gecentraliseerde afdeling met 33 fte’s, maar er kwam niet uit wat we wilden en we konden er bovendien niet achterkomen waarom dat zo was.”

Grondig herstructureren

Het project werd aanbesteed en Berenschot presenteerde interimmer Benno Cerutti. De gemeente Apeldoorn besloot hem in te schakelen om de afdeling naar eigen inzicht grondig te herstructureren. “Wij hadden iemand nodig van buiten die zei: het lukt mij wel. Hij moest niet alleen uitvoerder zijn maar ook weten hoe een gemeentelijke organisatie in elkaar steekt.” Cerutti merkte al snel dat de gecentraliseerde afdeling niet echt één afdeling was geworden. Het motto werd ‘procesgericht werken, samenhang in het opereren van de afdeling en transparantie van de productie’.

Om deze omslag te realiseren, integreerde Cerutti de salarisadministratie en de personeelsadministratie tot één aanspreekpunt: het team Klantvragen. Zo waren de adviseurs hun neventaken kwijt en kunnen zij zich volledig concentreren op het deskundig terzijde staan van het management. Als derde pijler binnen het verbeterplan introduceerde Cerutti een concernagenda. “Op concernniveau ontbrak een transparante procesgang. Ik zag mensen hard werken, maar bij een beleidsvraag of ‑probleem moesten ze bij iedereen langs.”

Dekker noemt de interventie succesvol. “Met de basis voor het procesgericht werken met de drie loketten heeft Cerutti in feite de afdeling naar deze tijd gebracht”, zegt hij. “Ik heb echt het gevoel dat er een slag met de organisatie is gemaakt. Er staat meer een team en de pers van de afdeling is sterk verbeterd. De mensen zitten veel beter in hun vel.”