Hoe pak je strategische personeelsplanning aan?

Centraal of decentraal strategische personeelsplanning implementeren

Er zijn meerdere redenen te geven voor de moeizaamheid van het SPP- proces. SPP is een complexe HR-activiteit en vereist een duidelijke visie op de langetermijnstrategie van de organisatie. Deze visie dient gekoppeld te zijn aan externe economische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. Deze toekomstige ontwikkelingen zijn vaak onvoorspelbaar, de hoeveelheid onzekere en vaak ook moeilijk beïnvloedbare factoren maakt vooruitzien en plannen lastig.

Waarom strategische personeelsplanning

In de prioriteitenlijst van veel organisaties staat SPP dus in de top 3. Deze belangstelling, of beter gezegd ‘sense of urgency’, wordt vooral gevoed door externe ontwikkelingen. Zo zijn de demografische veranderingen (vergrijzing) reden geweest om na te denken over de mogelijke consequenties van ‘een grote uittocht’. De vervangingsvraag op de arbeidsmarkt wordt hierdoor de komende jaren vergroot – al heeft de recente economische crisis deze urgentie wel iets bekoeld. Ook het nadrukkelijker sturen op kosten, waaronder arbeidskosten, is voor veel organisaties een noodzaak om de mondiale concurrentie te kunnen bijbenen. Een loonprofiel dat sterk is gebaseerd op anciënniteit (diensttijd) is dan in combinatie met vergrijzing een duidelijk risico, zeker als de productiviteitsgroei onvoldoende compensatie biedt. In het verlengde hiervan is de roep om strategisch talentmanagement meer geprononceerd geraakt. Het kunnen beschikken over een goed toegerust personeelsbestand, de juiste competenties, houding en motivatie, en met voldoende aanstormend talent vraagt om goede “succession planning”. Tot slot is voor veel organisaties de noodzaak toegenomen om flexibel te kunnen inspelen op veranderende markten, consumentenvoorkeuren en economische conjunctuur.

Samenvattend gaat het voor veel organisaties om vier zaken:

  • Right size (geen vacatures of boventalligheid, lage frictiekosten)
  • Right shape (voldoende kritieke competenties en opvolging)
  • Right costs (beheersbare arbeidskosten)
  • Right agility (wendbaarheid, veerkracht, flexibiliteit).

Over definities van SPP hebben we niet te klagen. In de literatuur komen we diverse varianten tegen. De Jip-en-Janneke variant luidt: ‘De juiste man/vrouw op het goede moment op de juiste stoel’. Deze variant is echter niet toekomstgericht. Daarom kiezen wij voor de volgende definitie van strategische personeelsplanning (SPP): “Het continu voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, om de activiteiten uit te kunnen voeren, die benodigd zijn voor het behalen van de strategische doelen”

Download de volledige case studie hieronder